Come revisionare più documenti Word in un unico file

Stai cercando una guida veloce su come fare la revisione di più documenti Word in un unico documento? Potrebbe capitarti, per lavoro o studio, di dover inviare i tuoi documenti a redattori o colleghi per una rapida revisione, un feedback o un suggerimento. La revisione avviene sotto forma di sottolineature, correzioni, modifiche e cambi da parte di più persone. Naturalmente, se vuoi combinare le modifiche presenti su più documenti, il lavoro di copia-incolla potrebbe richiedere un’enorme quantità di tempo. Se stiamo parlando di molti documenti e con altrettante modifiche ci si potrebbe stancare a dover ricopiare tutto. Per essere sicuro di non perdere alcuna modifica importante, una soluzione può essere quella di unire tutti i documenti Word contenenti i feedback in un documento unico e originale. Combinare i commenti di più revisori in un unico documento Word ti permetterà di rinominare i cambi fatti da specifici individui. Facendo così ti sarà più semplice rivedere i commenti e apportare le modifiche necessarie. In questo articolo ti spiegherò come utilizzare lo strumento “Revisione” in Microsoft Word.

Come correggere un documento in Microsoft Word

Avvia Microsoft Word e apri i documenti originali che hai intenzione di unire. Nella barra degli strumenti vai alla scheda di Revisione e clicca su Confronta.

Seleziona l’opzione Combina dal menu a tendina, si aprirà un’altra finestra nella quale potrai scegliere i due documenti da unire. Alla voce Documento Originale, scegli il documento, appunto, originale, quello inviato per la revisione. Assicurati di selezionare i documenti originali su cui hai lavorato, che non contengono quindi modifiche o aggiunte da parte dei revisori.

Nel box chiamato “Indica revisioni non segnate con”, digita “Originale” o qualsiasi altra frase che ti indica che si tratta del documento originale inviato per la revisione.

Alla voce Documento Revisionato, scegli il documento revisionato che vuoi unire all’originale. Nel box “Indica revisioni non segnate con” scrivi il nome dell’autore, per sapere chi ha suggerito le modifiche. Clicca su “Altro” per mostrare più opzioni e alla voce Mostra modifiche in, seleziona Nuovo documento. Puoi anche deselezionare le modifiche che non vuoi vedere.

Word aprirà adesso un nuovo documento che mostrerà sia il file originale – inviato per la revisione – e la copia revisionata che hai unito. Il programma divide la finestra in 3 colonne: il documento combinato si troverà nella colonna centrale, le revisioni sottolineate in quella di sinistra e, nella colonna di destra, divisa a metà, troverai entrambi i documenti, quello originale e quello revisionato.

Se pensi che in questo modo la finestra risulti troppo confusionaria puoi scegliere di dividerla in due parti, per renderla più ordinata. Segui gli step successivi per “pulire” la schermata.

1. Vai su Confronta.
2. Clicca su Mostra documenti di origine e seleziona Nascondere i documenti di origine o l’opzione che ti fa più comodo.
3. Terminate le modifiche Salva il documento.

Ecco una guida semplice su come usare lo strumento “Revisioni” di Microsoft Word.

Leggi anche: Come proteggere con una password un documento Word

Come confrontare altri documenti revisionati

Se vuoi unire altre copie da un revisore diverso ripeti gli stessi passaggi presenti qui sopra. Tuttavia, per aggiungere altre copie, devi utilizzare i documenti revisionati, ottenuti dall’unione dei due documenti (come spiegato sopra) e aggiungere i nuovi documenti nel file Word revisionato. Segui gli step successivi per unire le nuove copie.

1. Nella barra degli strumenti vai su Revisiona e clicca Confronta.
2. Alla voce Documento Originale scegli il documento revisionato che contiene le modifiche combinate.
3. Nel campo “Indica revisioni non segnate con” scrivi qualcosa che ti indichi che si tratta del documento revisionato che contiene le modifiche combinate.
4. In Documento revisionato scegli il documento che vuoi unire.
5. Alla voce “Indica revisioni non segnate con” scrivi il nome dell’autore, per sapere chi ha suggerito le modifiche.
6. Clicca la freccetta verso il basso per mostrare più opzioni e, alla voce Mostra modifiche in, scegli Nuovo Documento.
7. Clicca su OK.

Word aprirà un nuovo documento che mostrerà sia il documento revisionato – contenente le modifiche combinate – che quello secondario appena unito.

Quando avrai terminato tutte le modifiche Salva il tuo documento.

Unire i documenti è estremamente utile se hai accumulato diversi commenti e feedback durante il lavoro di revisione. Apportare molte modifiche su un documento particolarmente lungo e pieno di contenuti richiede un sacco di tempo ed è per questo che, in una situazione del genere, è molto utile unire direttamente i documenti su Word. Se, tuttavia, i contenuti non sono molti, o se pensi che quanto scritto sopra sia troppo confusionario, puoi semplicemente copiare il testo che vuoi includere nel tuo documento ed incollarlo direttamente nel nuovo documento.

La procedura scritta sopra funziona con Microsoft Word per Office 365,  Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 e Word 2007.